Auditoria

La sede administrativa del Distrito Escolar de Gadsden, en San Luis. Gastos excesivos y pagos no adecuados señala una auditoría estatal al distrito escolar local.

Cuestiona auditoría gastos y pagos del Distrito Escolar de Gadsden

Auditor General señala gasto de más de 65 mil dls. en sesiones en Coronado, CA.; fueron errores humanos y deficiencias de registro: Aguilera.

CESAR NEYOY

BAJO EL SOL

San Luis, Ariz.- El superintendente del Distrito Escolar de Gadsden (GESD) afirmó que no hay nada ilegal en los hallazgos de la Auditoría de Desempeño que hizo en el distrito la Oficina del Auditor General del Estado, y que la mayoría de las observaciones corresponden a errores humanos o deficiencias en los sistemas de registro.

Un diario estatal público, el viernes, una nota respecto a los resultados de una auditoría finalizada recientemente por el Auditor General, en la que se señala que el GESD gastó 65,450 dólares en cinco años, en viajes a la Isla Coronado, en California, para sostener una sesión anual, y en el año fiscal 2018 sobrepasó el tope estatal en gastos de alojamiento y hospedaje.

Asimismo, aunque la auditoría no encontró que la sesión haya excluido legalmente a los miembros del público, señala que el acceso al público a la sesión fue limitado, al realizarse a una distancia no razonable para el público asistiera.

Raymond Aguilera, superintendente del Distrito de Gadsden, reconoció que esa práctica fue un error de juicio de su parte: “No voy a hacer ninguna excusa; si hay alguien a quien culpar es a mí, no a los de la mesa directiva, no a la administración, fue un llamado al juicio, nos dijeron no lo vuelvan a hacer, y no se volverá a hacer”, externó.

Desde el 2015, hasta el año pasado, esa reunión en Coronado fue atendida por los cinco miembros de la mesa directiva, por el mismo Aguilera, por el director de finanzas, y por una secretaria de la administración, así como por los directores de escuelas.

Aunque reconoció que algunos funcionarios habrían viajado acompañados de algún familiar, Aguilera aseguró que estos cubrieron sus gastos por su cuenta.

Respecto al sitio para las sesiones, dijo que solo fue para tener un mejor ambiente para los trabajos: “No son vacaciones, son horas de mucho trabajo y de enfocarse en las metas para el siguiente año; queremos que quede claro que no fueron, para nadie, días de vacaciones pagadas por el distrito”, apuntó.

La auditoría de la oficina estatal señala otras dos observaciones generales, la primera en el sentido de que el GESD pagó a empleados por tiempo no trabajado, sin aprobación de la Mesa Directiva, incluyendo pagos en horas de descanso, sin el reporte en las hojas de tiempo.

En ese sentido, la auditoría pone como ejemplo que algunos empleados que reciben sueldo por hora, se les pagan 30 días festivos al año escolar, 21 más de los 9 días festivos federales; además, en el Departamento de Transporte, se indica que algunos choferes reclamaban ocho horas de pago, y no había pruebas de que hubieran trabajado dichas horas.

También, se reportan pagos inapropiados en los empleados por hora, por las inadecuadas políticas y procedimientos de nómina, poniendo como ejemplo el de una secretaria que en el año fiscal 2017 falsificó hojas de hora a beneficio de su esposo y otro empleado, resultan en pagos inapropiados por 1,550 dólares.

La tercera observación es un inadecuado seguimiento al servicio de transporte, lo que llevó a potenciales riesgos a la seguridad de los estudiantes, al haber errores en los reportes, lo que incrementó también el riesgo de mal uso de combustible y otros suministros.

Se agrega que no todos los choferes habían comprobado cumplir con las certificaciones requeridas para labor.

De acuerdo con el reporte, el distrito no demostró haber prácticado suficiente mantenimiento preventivo en camiones en los años 2017 y 2018. Además, en este último año fiscal, reportó incorrectamente el millaje, por más de 16 mil millas en exceso, y el número de estudiante transportados por más del doble, señalando también un inadecuado control en inventario de combustible y de suministros.

El Auditor General listó 13 recomendaciones para para subsanar las tres observaciones de la auditoría.

Belinda Boblett, director de Mejora Escolar y Desarrollo Profesional del GESD, dijo que algunas recomendaciones fueron implementadas anteriormente y otras están por resolverse, varias de ellas estableciendo mejores sistemas de registro y control contable y de operación.

Otras mejoras están basadas en incrementar los chequeos a los registros: “En muchos casos fue cuestión de que no se revisó que estuvieran ahí las hojas de tiempo o los documentos de registro, no se hizo en los departamentos, pero eso no significa que esos empleados no hubieran trabajado”, comentó.

Boblett quien monitorea el cumplimiento de la auditoría, dijo que su prioridad es la seguridad de los estudiantes y, en ese sentido, se encontró que toda la documentación de prueba de certificación de los choferes está completa, pero no lo estaba cuando se hizo la auditoría.

En cuanto a los registros y controles contables y de nómina, señaló que el actual sistema del distrito tiene sus deficiencias, y ya están trabajando en adoptar uno nuevo, y los mismo se está haciendo en áreas como en nómina, con un sistema electrónico para las horas de trabajo, y en transportación, con un sistema que permitirá programar y monitorear el mantenimiento de camiones y vehículos oficiales, así como el uso de combustible.

Respecto al millaje y número de estudiantes transportados, Robert Bernhard, director de Finanzas, dijo que hubo un cálculo incorrecto de parte del distrito, contando el número total de los estudiantes que se transportan en la mañana y tarde, cuando el estado requiere que ese número de divida en dos.

Sin embargo, afirmó que al final no reciben mayores recursos, porque el costo de los viajes es el mismo, independientemente del número de estudiantes.

Abundó que varias recomendaciones de la auditoría se solventaron el año fiscal anterior, y en otras se está trabajando. Señaló que cada año el distrito es auditado por la firma Heinfeld Meech & Co., y nunca habían tenido observaciones sobre los gastos de viaje.

“Solo hay dos o tres auditores de ese nivel en Arizona; cada año ellos miran todo en las finanzas y operación, incluyendo los gastos de viaje, y nunca habíamos recibido una observación sobre eso”, dijo.

Añadió que, aunque el estado establece un límite en gastos de viaje, en hospedaje y alimentación, estos regularmente son superados en muchos distritos, y cada vez que un distrito es sometido a una auditoría estatal surgen observaciones como las hechas al GESD.

El superintendente del distrito reiteró que las observaciones de la auditoría corresponden en su mayoría a errores humanos: “Con cualquier sistema que tengas siempre el elemento humano está ahí, y por más bueno que sea el sistema, podrá haber un error; a donde vayas no vas a encontrar un distrito perfecto”, subrayó.

Tampoco -agregó- se puede evitar que haya malos actos de los empleados, y en el caso de la empleada responsable por falsificar las hojas de trabajo, esta fue despedida.

En cuanto a los empleados por horas, comentó que la Mesa Directiva está al tanto de que como se ha hecho estos años el pago de días festivos, e indicó que esa práctica la mantienen porque sería injusto quitarles ese ingreso, cuando son los que menos ganan en el distrito. Sin embargo, externó que se tomó cuidado en que ese acuerdo se renovara formalmente, para que hubiera registro de ello.

Subrayó, en cuanto a las sesiones en Coronado, que nunca hubo intención de evitar el acceso al público, y el sitio donde se realizaron, desde el año 2015, fue elegido con el sistema de tres cotizaciones, optando por la más económica, y aunque se hacía por acuerdo cada año, de todo estaba enterada la Mesa Directiva del Distrito.

Este año, la sesión anual de estudio del GESD se realizará localmente, en el edificio administrativo del distrito, como se hace con las sesiones regulares, o en la biblioteca pública.

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